Informacja o ochronie prywatności
Klauzula informacyjna dla rejestracji uczestników konferencji
Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych dla uczestników Konferencji „CEE Hydromet 2025”
W związku z realizacją wymogów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO”, administrator informuje o zasadach oraz o przysługujących Pani/Panu prawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych.
1. Dane administratora danych osobowych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Fundacja Spacerowa 7 z siedzibą przy ul. ul. Spacerowa 7, 57-540 Lądek-Zdrój; adres e-mail: info@ceehydromet.org; NIP: 8811489269; KRS: 0000410660; https://spacerowa7.pl/.
2. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z inspektorem ochrony danych (IOD) pisząc na adres e-mail: info@ceehydromet.org. Do IOD należy kierować wyłącznie sprawy dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych przez administratora, w tym realizacji Pani/Pana praw wynikających z RODO.
3. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
3.1. Dane osobowe uczestników konferencji „CEE Hydromet 2025” organizowanej w terminie 25-26.06.2025r. w Wrocław University of Technology Congress Centre we Wrocławiu, zwanej dalej „Konferencją” w zakresie: imienia i nazwiska, stopnia naukowego, nazwy reprezentowanej instytucji, adresu email oraz nr telefonu – będą przetwarzane:
1) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, w związku z udzieloną zgodą na przetwarzanie danych osobowych;
2) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, dla przetwarzania danych osobowych związanych z rejestracją;
3) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w związku z organizacją Konferencji oraz archiwizacją dokumentów wynikającą z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w celu rejestracji uczestnictwa i zapewnienia obsługi administracyjnej uczestników Konferencji oraz archiwizacji dokumentów;
4) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO, w związku z realizacją zadań w interesie publicznym;
5) art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora, w szczególności w celu oceny jakości Konferencji, w celach statystycznych, dochodzenia roszczeń.
3.2. W celu udokumentowania Konferencji, będą wykonywane w jej trakcie fotografie, które zostaną opublikowane na tronie internetowej i mediach społecznościowych wydarzenia. Pani/Pana wizerunek będzie przetwarzany na podstawie Pani/Pana zgody, art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
4. Źródło pochodzenia danych osobowych
Dane osobowe uczestników pochodzą z formularza rejestracyjnego.
5. Odbiorcy danych osobowych
W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych w celach określonych w punkcie 3, Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez:
1) Upoważnionych pracowników administratora w zakresie organizacji Konferencji.
2) Nieokreślony krąg odbiorców w związku utrwalonym wizerunkiem na fotografiach z Konferencji oraz udostępnieniem tychże bez ograniczeń terytorialnych i czasowych poprzez zwielokrotnianie oraz publiczne wyświetlanie, a także publiczne udostępnianie, w tym w Internecie.
6. Okres przechowywania danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do zorganizowania, przeprowadzenia, dokonania rozliczeń finansowych oraz archiwizacji w okresach wskazanych w przepisach prawa. Dane dotyczące imienia i nazwiska, adresu, email, nr telefonu przetwarzane na podstawie zgody osoby w celu umożliwienia przyszłego kontaktu w sprawach organizacyjnych i naukowych będą przetwarzane do czasu wycofania zgody lub zaprzestania organizacji konferencji.
Publikacja wizerunku może być wielokrotna i nieograniczona czasowo.
7. Prawa osoby, której dane dotyczą
Przysługuje Pani/Panu prawo do:
1) cofnięcia zgody, w zakresie przetwarzania na podstawie zgody – przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem,
2) dostępu do swoich danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych,
3) sprostowania (poprawiania) danych osobowych, które są nieprawidłowe,
4) usunięcia danych osobowych przetwarzanych na podstawie wyrażonej zgody na ich przetwarzanie,
5) ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
6) sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
7) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli Pani/Pana zdaniem przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
8. Dobrowolność podania danych osobowych
8.1. Podanie Pani/Pana danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne do złożenia formularza zgłoszeniowego uczestnictwa w Konferencji. Niepodanie danych uniemożliwia przyjęcie formularza zgłoszeniowego. Podanie nieprawdziwych danych wiąże się z odpowiedzialnością określoną w odpowiednich przepisach.
8.2. W zakresie przetwarzania opartego na podstawie zgody ma Pani/Pan prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na gromadzenie i przetwarzanie swoich danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
8.3. Zgodę może Pani/Pan wycofać poprzez wysłanie oświadczenia o wycofaniu zgody na nasz adres korespondencyjny lub na adres e-mail: info@ceehydromet.org. W tytule należy podać „WYCOFANIE ZGODY”.
Information Clause for Conference Participant Registration
Information on the Processing of Personal Data for Participants of the "CEE Hydromet 2025" Conference
In compliance with the requirements of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of April 27, 2016, on the protection of natural persons concerning the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation – GDPR), hereinafter referred to as "GDPR," the administrator provides information on the principles and rights related to processing your personal data.
1. Personal Data Administrator
The administrator of your personal data is Fundacja Spacerowa 7, with its registered office at:
ul. Spacerowa 7, 57-540 Lądek-Zdrój
Email: info@ceehydromet.org
Tax Identification Number (NIP): 8811489269
National Court Register (KRS): 0000410660
Website: https://spacerowa7.pl/
2. Contact Details of the Data Protection Officer
For matters related to personal data processing, you may contact the Data Protection Officer (DPO) via email at info@ceehydromet.org. The DPO handles only matters concerning processing your data by the administrator, including exercising your rights under the GDPR.
3. Purposes and Legal Basis for Personal Data Processing
3.1. Personal data of participants of the "CEE Hydromet 2025" Conference, which will be held on June 25-26, 2025, at the Wrocław University of Technology Congress Centre, will be processed within the following scope: name and surname, academic title, name of the represented institution, email address, and phone number:
1) based on Article 6(1)(a) of the GDPR, with your consent to process personal data;
2) based on Article 6(1)(b) of the GDPR, for processing personal data related to registration;
3) based on Article 6(1)(c) of the GDPR, as processing is necessary to fulfill the legal obligation imposed on the administrator concerning conference organization and document archiving under the Act of July 14, 1983, on the National Archival Resources and Archives, ensuring participation registration and administrative support;
4) based on Article 6(1)(e) of the GDPR, for carrying out tasks in the public interest;
5) based on Article 6(1)(f) of the GDPR, for the administrator's legitimate interests, particularly for evaluating the quality of the conference, statistical purposes, and pursuing claims.
3.2. To document the Conference, photographs will be taken during the event and published on the event's website and social media. Your image will be processed based on your consent, under Article 6(1)(a) of the GDPR.
4. Source of Personal Data
Participants' personal data are obtained from the registration form.
5. Recipients of Personal Data
Your personal data, processed for the purposes outlined in Section 3, will be made available to:
1) Authorized employees of the administrator responsible for organizing the Conference.
2) An undefined group of recipients, as photos from the Conference, containing your image, may be distributed without territorial or time limitations through reproduction, public display, and online sharing.
6. Personal Data Retention Period
Your personal data will be processed for the duration necessary to organize, conduct, and complete financial settlements for the Conference and for archiving in accordance with legal requirements.
Personal data, including your name, address, email, and phone number, processed based on your consent for future organizational and scientific communication, will be stored until you withdraw your consent or the Conference ceases to be organized.
Publication of images may be repeated and is not time-limited.
7. Rights of Data Subjects
You have the right to:
1. withdraw your consent – withdrawal does not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.
2. access your personal data, including the right to obtain a copy.
3. rectify (correct) your personal data if incorrect.
4. request deletion of personal data processed based on your consent.
5. restrict the processing of personal data.
6. object to the processing of personal data.
7. lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (PUODO) at ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, if you believe that the processing of your data violates the GDPR.
8. Voluntariness of Providing Personal Data
8.1. Providing your personal data is voluntary but necessary to submit the participation application form for the Conference. Failure to provide data will prevent acceptance of the registration form. Providing false information may result in liability under applicable laws.
8.2. If processing is based on your consent, you have the right to withdraw it at any time. The withdrawal does not affect the lawfulness of processing carried out before the withdrawal.
8.3. You can withdraw your consent by sending a written statement to our correspondence address or via email to info@ceehydromet.org. In the email subject line, please include: "WITHDRAWAL OF CONSENT."
